Kita-Software für Anwesenheit, Elternkommunikation und Beiträge — in einer App
Kitapilot bündelt digitale An-/Abwesenheit mit Elternsignatur, DSGVO-konforme Eltern-App und Beitragsabrechnung mit Einkommensstaffel in einer Ansicht. Keine Zettelwirtschaft mehr, keine WhatsApp-Gruppen für Fotos, kein Excel-Tag pro Monat für die Kita-Leitung.
| Kind | Bringzeit | Stunden |
|---|---|---|
| Emma Müller | 07:45 | 8,5 |
| Ben Schmidt | 08:10 | 7,0 |
| Mia Weber | 08:25 | 6,5 |
| Leon Bauer | 07:30 | 9,0 |
Gebaut mit Kitas und freien Trägern aus Bayern, NRW und Berlin
An-/Abwesenheit auf Papier, Fotos in WhatsApp, Beiträge im Excel — die Kita-Leitung verliert einen Tag pro Woche an Verwaltung statt Pädagogik.
An-/Abwesenheit auf Papier
Morgens hakt die Erzieherin auf einer Liste ab, wer gekommen ist. Wenn das Jugendamt die tatsächliche Betreuungszeit prüft, muss die Kita-Leitung Zettel aus 12 Monaten scannen. Niemand kennt die echte Auslastung pro Gruppe — und wie oft die Bringzeit überschritten wurde, weiß erst recht keiner.
Elternkommunikation über WhatsApp
Fotos vom Ausflug landen in der Eltern-WhatsApp — auf Meta-Servern, DSGVO-Verstoß, jeder Elternbeirat weiß es. Elternbriefe gehen per E-Mail raus, die Hälfte kommt nicht an, die andere Hälfte antwortet der Reihe nach und niemand hat eine zentrale Ablage. Die Kita-Leitung sucht Freitag nachmittags Zusagen fürs Sommerfest zusammen.
Beitragsabrechnung im Excel
Der Beitrag pro Kind hängt vom Einkommen ab (Landesgesetz, gestaffelt), dazu kommt Essensgeld, dazu Geschwisterrabatt, dazu Bildungsurlaub. Die Kita-Leitung sitzt einen Tag pro Monat am Excel, tippt Beiträge in die Bankdatei, verschickt Zahlungserinnerungen von Hand. Ein Zahlendreher und der Träger fragt nach.
Vom Bringen bis zur Beitragsrechnung — in einer Ansicht.
Digitale An-/Abwesenheit mit Elternsignatur
Tablet am Eingang: Eltern signieren beim Bringen und Abholen, die Erzieherin sieht sofort, wer da ist und wer noch fehlt. Betreuungszeit pro Kind wird automatisch ausgewertet, der Jugendamt-Bericht kommt per Klick. Keine Zettel mehr, keine Diskussion über Bringzeit-Überschreitung, kein Scan-Marathon vor der Prüfung.
- Tablet-Signatur beim Bringen und Abholen
- Betreuungszeit pro Kind automatisch berechnet
- Jugendamt-Bericht als PDF auf Knopfdruck
- Auslastung pro Gruppe in Echtzeit
| Kind | Status | Stunden |
|---|---|---|
| Emma Müller | Anwesend | 8,5 |
| Ben Schmidt | Anwesend | 7,0 |
| Mia Weber | Krank | 0,0 |
| Leon Bauer | Anwesend | 9,0 |
Eltern-App DSGVO-konform statt WhatsApp
Fotos, Elternbriefe, Termine und Krankmeldungen in einer App — Server in Deutschland, AVV mit dem Träger, jeder Zugriff protokolliert. Die Eltern bekommen eine Push-Nachricht, die Kita-Leitung sieht, wer den Elternbrief gelesen hat. Keine WhatsApp-Gruppe mehr, keine untergegangenen E-Mails.
- Fotos, Elternbriefe und Termine in einer App
- Server in Deutschland, DSGVO- und AVV-konform
- Lesebestätigung pro Familie sichtbar
- Krank- und Urlaubsmeldung durch die Eltern
| Elternbrief | Gruppe | Gelesen |
|---|---|---|
| Sommerfest 15.06. | Alle | 62 / 74 |
| Ausflug Waldtag | Bienen | 18 / 20 |
| Elternabend Mai | Marienkäfer | 17 / 20 |
| Speiseplan KW 22 | Alle | 58 / 74 |
Beitragsabrechnung mit Einkommensstaffel
Beitrag pro Kind mit Einkommensgruppen, Essensgeld, Geschwister- und Bildungsurlaub-Rabatt — alles hinterlegt, monatlich automatisch berechnet. SEPA-Lastschrift läuft am 1. des Monats, offene Posten und Zahlungserinnerungen laufen von allein. DATEV-Export für den Steuerberater vom Träger.
- Einkommensstaffel nach Landesgesetz hinterlegt
- Essensgeld, Geschwister- und Urlaubsrabatt automatisch
- SEPA-Lastschrift und Mahnwesen automatisiert
- DATEV-Export für den Träger-Steuerberater
| Familie | Fällig | Summe |
|---|---|---|
| Familie Müller | 05.05. | €420 |
| Familie Schmidt | 10.05. | €680 |
| Familie Weber | 12.05. | €380 |
| Familie Bauer | 18.05. | €360 |
Ein Preis pro Kind. Alle Module. Alle Erzieher inklusive.
Kitapilot kostet einen festen Preis pro betreutem Kind im Monat — Anwesenheit, Eltern-App, Beitragsabrechnung und DATEV-Export komplett inklusive. Keine Setup-Gebühr, keine Modul-Aufpreise, monatlich kündbar. Erzieher-Zugänge sind unbegrenzt, auch das Küchenteam und die Springkraft.
Was Kita-Leitungen uns vor der Demo fragen
Was kostet Kitapilot?
Kitapilot kostet ab €4/Kind/Monat, alle Module inklusive — digitale Anwesenheit, Eltern-App, Beitragsabrechnung und DATEV-Export. Ab 20 Kindern, monatlich kündbar. Erzieher- und Springkraft-Zugänge sind unbegrenzt und im Preis enthalten. Die genauen Konditionen für euren Träger besprechen wir in der Demo.
Ist die Eltern-App wirklich DSGVO-konform?
Ja. Kitapilot läuft auf Servern in Frankfurt, wir schließen einen AV-Vertrag mit dem Träger nach Art. 28 DSGVO, jeder Zugriff auf Fotos und Elternbriefe wird protokolliert. Die Elterninitiative oder der Datenschutzbeauftragte des Trägers bekommt auf Anfrage die vollständige Datenschutz-Dokumentation.
Können die Erzieher das im Alltag wirklich bedienen?
Ja. Anwesenheit läuft über ein Tablet am Eingang — ein Fingertipp pro Kind. Elternbriefe schreibt die Kita-Leitung wie eine E-Mail und wählt die Gruppe aus. Die Erzieher machen nichts, was sie heute nicht schon auf Papier machen — es wird nur weniger. Onboarding-Session dauert 60 Minuten pro Gruppe.
Wie wird die Einkommensstaffel für unser Bundesland hinterlegt?
Wir haben die Beitragsstaffeln für Bayern, NRW, Berlin, Baden-Württemberg, Niedersachsen und Hessen im System. Für andere Bundesländer legen wir eure Staffel im Onboarding an — Einkommensgruppen, Beitrag pro Alter, Geschwisterrabatt und Essensgeld. Änderungen am Landesgesetz pflegen wir zentral, ihr müsst nichts anpassen.
Was passiert bei einer Jugendamt-Prüfung?
Die Kita-Leitung öffnet Kitapilot, wählt den Prüfzeitraum und lädt den Betreuungszeit-Bericht als PDF. Jugendamt bekommt tatsächliche Bring- und Abholzeit pro Kind, signiert von den Eltern. Kein Zettel-Scan mehr, keine Rückfrage-Schleife. Die Prüfung wird eine Stunde statt zwei Tage.
Wie schnell sind wir live?
Typische Zeit vom Kick-off bis zur ersten Bringzeit-Signatur am Tablet: 10 Werktage. Wir importieren eure Kinder- und Elternliste aus Excel, richten Gruppen, Beitragsstaffel und DATEV-Schnittstelle ein und trainieren die Kita-Leitung plus eine Erzieherin pro Gruppe in zwei kurzen Sessions. Danach läuft die Anwesenheit ab Tag eins digital.
Weniger Zettelwirtschaft, mehr Pädagogik. Die Kita, die wieder atmen kann.
Wir öffnen Kitapilot im März für 15 Kitas in DACH — private Träger, Kirche und Elterninitiativen. Wenn ihr dabei sein wollt, bucht eine 30-Minuten-Demo. Wir zeigen euch Anwesenheit, Eltern-App und Beitragslauf am Beispiel eurer Gruppenstruktur.