Pflegedienst-Software für Tourenplanung, Pflegedokumentation und Abrechnung — in einer App
Pflegepilot bündelt Tourenplanung mit echten Fahrzeiten, mobile Pflegedokumentation nach § 113 SGB XI und § 302 SGB V Abrechnung mit Vorprüfung. Weniger Excel um 6 Uhr morgens, weniger Papier am Klienten, weniger Rückläufer von der Kasse.
| Tour | Pflegekraft | Klienten |
|---|---|---|
| Tour Nord 6–14 | A. Wagner | 12 |
| Tour Süd 6–14 | M. Krüger | 10 |
| Tour Ost 7–15 | S. Bauer | 11 |
| Tour West 14–22 | L. Fischer | 9 |
Gebaut mit ambulanten Pflegediensten aus Bayern, NRW und Sachsen
Touren im Excel, Doku auf Papier, Abrechnung mit 15% Rückläufer — die PDL arbeitet abends noch drei Stunden nach.
Tourenplanung im Excel
30 Touren pro Tag in einer Excel-Datei, Fahrzeiten kennt keiner. Wenn eine Pflegekraft um 5:30 krank meldet, sitzt die PDL um 6:00 am Rechner und verteilt Klienten neu — hoffend, dass niemand doppelt gebucht wird und die Wege noch aufgehen. Der Klient wartet, die Pflegekraft fährt Umwege, der Dienst verliert 45 Minuten pro Tour.
Pflegedokumentation auf Papier
Leistungsnachweise pro Klient auf Papier im Ordner beim Klienten, Berichte an Kasse und Angehörige per Hand. Bei der MDK-Prüfung nach § 113 SGB XI erwartet der Prüfer lückenlose Dokumentation — fehlt ein Zettel, drohen Rückforderungen und ein Notenabzug im Transparenzbericht.
Abrechnung § 302 SGB V mit Rückläufern
Kranken- und Pflegekassen weisen bis zu 15% der Abrechnungen wegen formaler Fehler zurück — falscher Leistungskomplex, fehlende Verordnung, ungültige IK-Nummer. Jede Rückläufer-Klärung kostet 30 Minuten Verwaltung. Bei 400 Positionen pro Monat verlierst du zwei Arbeitstage nur mit Klärfällen.
Von der Tour bis zur Abrechnung — in einer Ansicht.
Tourenplanung mit echten Fahrzeiten
Touren visuell auf der Karte, Klienten mit Zeitfenster und Pflegegrad, Fahrzeiten aus Google Maps automatisch eingerechnet. Wenn eine Pflegekraft ausfällt, verteilst du Klienten per drag-and-drop — die App warnt sofort, wenn ein Zeitfenster nicht mehr passt. Morgens um 6:00 fertig statt um 7:30.
- Touren-Karte mit echten Fahrzeiten aus Google Maps
- Ausfall-Umverteilung per drag-and-drop mit Zeitfenster-Warnung
- Qualifikations-Check: Pflegekraft passt zur Leistung
- Live-Position der Pflegekraft für die Disposition
| Zeit | Klient | Leistung |
|---|---|---|
| 06:15 | Herr Müller, PG 3 | LK 4 |
| 06:45 | Frau Schmidt, PG 4 | LK 7 |
| 07:20 | Herr Weber, PG 2 | LK 2 |
| 08:00 | Frau Hoffmann, PG 5 | LK 15 |
Mobile Pflegedokumentation direkt beim Klienten
Die Pflegekraft dokumentiert die erbrachten Leistungen per Tablet oder Handy direkt beim Klienten — Leistungskomplex antippen, Sprachnotiz zur Pflegevisite aufnehmen, Transkription läuft automatisch. Berichte für die MDK-Prüfung nach § 113 SGB XI, für den Hausarzt und für die Angehörigen sind mit einem Klick fertig.
- Leistungen per Tap dokumentiert, statt Zettel im Klientenordner
- Sprachnotiz mit Transkription für die Pflegevisite
- MDK-fähige Berichte auf Knopfdruck
- Fotos für Wundverlauf und Dekubitus-Prophylaxe
| Klient | Leistungskomplex | Dauer |
|---|---|---|
| Herr Müller, PG 3 | LK 4 Körperpflege | 22 min |
| Frau Schmidt, PG 4 | LK 7 Ausscheidung | 28 min |
| Herr Weber, PG 2 | LK 2 Kleine Pflege | 18 min |
| Frau Hoffmann, PG 5 | LK 15 SGB V | 35 min |
§ 302 SGB V Abrechnung mit Vorprüfung
Der Abrechnungslauf prüft jede Position automatisch auf formale Fehler, bevor die Datei an die Kranken- oder Pflegekasse geht: gültige IK-Nummer, passender Leistungskomplex zur Verordnung, Zeitraum korrekt. Die Rückläuferquote sinkt von 15% auf unter 3% — und die PDL bekommt Freitagnachmittag zurück.
- § 302 SGB V konforme Datei mit Signatur
- Vorprüfung auf IK-Nummer, Leistungskomplex und Verordnung
- Rückläufer-Verwaltung mit Klärungs-Workflow
- Datenaustausch mit Kranken- und Pflegekassen direkt aus der App
| Kasse | Positionen | Summe |
|---|---|---|
| AOK Bayern | 148 | €68.420 |
| TK | 96 | €42.180 |
| Barmer | 72 | €38.960 |
| Pflegekasse div. | 84 | €34.760 |
Ein Preis pro Pflegekraft. Alles inklusive.
Pflegepilot kostet einen festen Preis pro Pflegekraft im Monat — Tourenplanung, mobile Dokumentation, § 302 SGB V Abrechnung und Berichte für die MDK-Prüfung komplett inklusive. Keine Setup-Gebühr, keine Modul-Aufpreise, monatlich kündbar.
Ab 5 Pflegekräften. PDL zählt als Pflegekraft. Preise netto, zzgl. MwSt.
Was Pflegedienste uns vor der Demo fragen
Was kostet Pflegepilot?
Pflegepilot kostet ab €35/Pflegekraft/Monat, alle Module inklusive — Tourenplanung, mobile Pflegedokumentation, § 302 SGB V Abrechnung und MDK-Berichte. Ab fünf Pflegekräften, monatlich kündbar. Die PDL zählt als Pflegekraft mit. Keine Setup-Gebühr, keine Modul-Aufpreise. Die genauen Konditionen für deinen Dienst besprechen wir in der Demo.
Ist die Abrechnung nach § 302 SGB V konform?
Ja. Pflegepilot erstellt die Abrechnungsdatei nach § 302 SGB V mit gültiger Signatur und liefert direkt an die Datenannahmestellen der Kranken- und Pflegekassen. Die integrierte Vorprüfung senkt die Rückläuferquote von typischerweise 15% auf unter 3%, weil formale Fehler wie ungültige IK-Nummern oder falsche Leistungskomplexe schon vor dem Versand erkannt werden.
Erfüllt die Dokumentation die MDK-Prüfung nach § 113 SGB XI?
Ja. Jede Leistung wird mit Zeitstempel, Pflegekraft und Klient dokumentiert, Pflegevisiten werden per Sprachnotiz mit Transkription erfasst. Für die MDK-Prüfung nach § 113 SGB XI generierst du auf Knopfdruck den geforderten Bericht — vollständig, lückenlos und mit Blick auf die Qualitätsindikatoren. Kein Notenabzug im Transparenzbericht wegen fehlender Papierzettel.
Funktioniert die App offline in Klientenwohnungen?
Ja. Dokumentation, Sprachnotizen und Leistungserfassung funktionieren komplett offline — für Klientenwohnungen im Neubau-Keller oder in Funklöchern auf dem Land. Sobald die Pflegekraft wieder Netz hat, synchronisiert die App automatisch. Keine verlorene Leistung, keine Doppelerfassung im Auto.
Können wir von MediFox, Vivendi oder Sinfonie migrieren?
Ja. Klientenstammdaten, Verordnungen, offene Positionen und Leistungskomplex-Vorlagen kommen per Export aus deiner bisherigen Pflegesoftware oder per CSV rein. Ein Migrationstermin gehört zum Onboarding — wir machen den ersten Abrechnungslauf gemeinsam mit dir, damit keine Position verloren geht.
Wie schnell sind wir live?
Typische Zeit vom Kick-off bis zur ersten Tour in Pflegepilot: 12 Werktage. Wir übernehmen den Klientenstamm, richten die Verbindung zu den Datenannahmestellen von AOK, TK, Barmer und Pflegekassen ein und trainieren die PDL und Pflegekräfte in zwei Sessions. Danach dokumentiert der Dienst nur noch in Pflegepilot.
Kein Excel um 6 Uhr. Kein Papier beim Klienten. Kein Rückläufer von der Kasse.
Wir öffnen Pflegepilot im März für 15 ambulante Pflegedienste in DACH. Wenn du dabei sein willst, buch eine 30-Minuten-Demo — wir zeigen dir Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung am Beispiel deines Dienstes.